Czym jest działalność nierejestrowana i kto może ją prowadzić?

Działalność nierejestrowana, często określana jako „firma na próbę”, to forma prowadzenia działalności gospodarczej, która nie wymaga formalnego rejestrowania jej w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), urzędzie skarbowym ani Głównym Urzędzie Statystycznym (GUS). Jest to idealne rozwiązanie dla osób, które chcą przetestować swój pomysł na biznes, sprzedawać drobne produkty lub świadczyć usługi na niewielką skalę, zanim zdecydują się na pełną rejestrację działalności gospodarczej. Osoba fizyczna może prowadzić taką działalność, jeśli spełnia określone warunki, przede wszystkim dotyczące limitu przychodów.

Podstawowe warunki prowadzenia działalności nierejestrowanej

Aby móc prowadzić działalność nierejestrowaną, kluczowe jest przestrzeganie kilku podstawowych warunków. Przede wszystkim, miesięczny przychód z takiej działalności nie może przekroczyć 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę. Ponadto, działalność nierejestrowana nie może dotyczyć działalności regulowanej, czyli takiej, która wymaga specjalnych zezwoleń, koncesji lub wpisu do rejestru działalności regulowanej. Oznacza to, że nie można w ten sposób prowadzić np. kantoru wymiany walut czy apteki. Ważne jest również, aby w ciągu ostatnich 60 miesięcy (czyli 5 lat) osoba chcąca prowadzić działalność nierejestrowaną nie wykonywała działalności gospodarczej.

Kto nie może prowadzić działalności nierejestrowanej?

Istnieją konkretne grupy osób i sytuacje, w których prowadzenie działalności nierejestrowanej jest niemożliwe. Głównym kryterium wykluczającym jest fakt prowadzenia działalności gospodarczej w ciągu ostatnich 60 miesięcy (5 lat). Jeśli w tym okresie osoba prowadziła już zarejestrowaną firmę, nie może skorzystać z możliwości działalności nierejestrowanej. Ponadto, działalność nierejestrowana jest niedostępna dla podmiotów, których działalność wymaga zezwolenia, koncesji lub wpisu do rejestru działalności regulowanej. Warto również zwrócić uwagę na szczególne zasady dla osób bezrobotnych – mogą one prowadzić działalność nierejestrowaną, ale tylko na umowach sprzedaży, nie cywilnoprawnych, i muszą przestrzegać obniżonego limitu przychodu, który wynosi połowę minimalnego wynagrodzenia. Cudzoziemcy mogą prowadzić działalność nierejestrowaną, pod warunkiem posiadania tytułu pobytowego umożliwiającego rejestrację działalności gospodarczej. Osoby niepełnoletnie mogą prowadzić działalność nierejestrowaną, jednakże w celu zawierania umów mogą potrzebować zgody swojego przedstawiciela ustawowego.

Limit przychodów w działalności nierejestrowanej – co musisz wiedzieć?

Kluczowym elementem działalności nierejestrowanej jest limit przychodów, którego przekroczenie skutkuje koniecznością rejestracji firmy. Jest to mechanizm zapobiegający nadużywaniu tej formy działalności i zapewniający, że jest ona faktycznie wykorzystywana do testowania pomysłów lub działalności na małą skalę.

Limit przychodów w 2025 roku

W 2025 roku miesięczny limit przychodów w działalności nierejestrowanej wynosi 3499,50 zł. Kwota ta jest ustalana jako 75% minimalnego wynagrodzenia za pracę w danym roku. Należy pamiętać, że jest to limit przychodu, a nie dochodu, co oznacza, że liczy się wartość sprzedaży brutto, bez pomniejszania o koszty.

Co się stanie po przekroczeniu limitu?

Przekroczenie miesięcznego limitu przychodu w działalności nierejestrowanej wiąże się z koniecznością zarejestrowania działalności gospodarczej w CEIDG w ciągu 7 dni od dnia przekroczenia tego limitu. Niezarejestrowanie działalności po przekroczeniu limitu może wiązać się z konsekwencjami prawnymi i finansowymi. Od 1 stycznia 2026 roku nastąpi zmiana – limit przychodów będzie miał charakter kwartalny i wyniesie 10 813,50 zł.

Jak założyć działalność nierejestrowaną – formalności i obowiązki

Chociaż działalność nierejestrowana nie wymaga formalnej rejestracji, wiąże się z pewnymi obowiązkami, o których należy pamiętać, aby działać zgodnie z prawem.

Ewidencja sprzedaży i wystawianie rachunków/faktur

Podstawowym obowiązkiem przy prowadzeniu działalności nierejestrowanej jest prowadzenie uproszczonej ewidencji sprzedaży. Dokumentacja ta powinna zawierać informacje o każdej transakcji, w tym datę sprzedaży, przedmiot sprzedaży oraz kwotę. Dodatkowo, na żądanie klienta należy wystawić rachunek lub fakturę. Rachunek powinien zawierać dane sprzedawcy (imię, nazwisko, adres) oraz dane nabywcy, opis sprzedanego towaru lub usługi oraz kwotę. Faktura może być wystawiona na życzenie klienta, ale nie jest obowiązkowa.

Działalność nierejestrowana a VAT i kasa fiskalna

W przypadku działalności nierejestrowanej, nie trzeba posiadać kasy fiskalnej, jeśli roczny obrót nie przekroczy 20 000 zł, chyba że sprzedawane towary lub usługi z mocy prawa wymagają jej używania. Od 1 stycznia 2026 roku limit zwolnienia z VAT wzrośnie do 240 000 zł rocznie, co oznacza, że większość drobnych działalności nierejestrowanych będzie nadal zwolniona z tego podatku. Działalność nierejestrowana nie wymaga numerów NIP i REGON, chyba że nastąpi obowiązek rejestracji do VAT lub używania kasy fiskalnej.

Koszty i rozliczenia w działalności nierejestrowanej

Prowadzenie działalności nierejestrowanej wiąże się z korzyściami finansowymi, głównie w postaci braku konieczności opłacania składek ZUS. Rozliczenie tej działalności jest również prostsze niż w przypadku tradycyjnej firmy.

Podatek dochodowy i brak składek ZUS

Jedną z największych zalet działalności nierejestrowanej jest fakt, że nie płaci się z tego tytułu składek na ubezpieczenia społeczne ani zdrowotne. Oznacza to znaczące oszczędności w porównaniu do prowadzenia zarejestrowanej działalności gospodarczej. Dochody uzyskane z działalności nierejestrowanej podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Jak rozliczyć koszty w działalności nierejestrowanej?

Przychody z działalności nierejestrowanej można pomniejszyć o koszty związane z działalnością. Oznacza to, że do urzędu skarbowego zgłaszamy faktyczny dochód, czyli przychód minus koszty. Dokumentowanie poniesionych kosztów jest kluczowe dla prawidłowego rozliczenia. Dochody z działalności nierejestrowanej rozlicza się w rocznym zeznaniu PIT-36. W odpowiedniej rubryce należy wpisać uzyskane przychody i poniesione koszty. Należy pamiętać, że zasadniczo przy działalności nierejestrowanej nie podlega się ubezpieczeniom ZUS, chyba że świadczone są usługi na podstawie umowy (np. zlecenia), wtedy zleceniodawca opłaca składki.